e-PFRON OnLine
PFRON.org.pl
Drukuj
Wersja tekstowa

Lista pytań i odpowiedzi



Najczęściej zadawane pytania

  1. Jak zarejestrować się w systemie e-PFRON?

  5. Jak odnowić certyfikat?




    Pozostałe pytania

  22. Nie można zalogować się na stronie aplikacji e-PFRON OnLine?

 

1. Jak zarejestrować się w systemie e-PFRON?
Aby zarejestrować się w systemie e-PFRON należy:   
• Pobrać aplikację e-PFRON OffLine ze strony Serwisu Informacyjnego ( http://www.e-pfron.pl ) z opcji: " Pliki do pobrania" → " Podstawowa wersja aplikacji OffLine" → " Pobierz" i zapisać ją we wskazanej przez siebie lokalizacji.   
•  Otworzyć (uruchomić) pobrany plik z aplikacją e-PFRON OffLine.
•  Zainstalować aplikację e-PFRON OffLine.
•  Wybrać opcję „Administracja” i utworzyć profil, w którym będą zapisywane wypełnione dokumenty. Kliknąć przycisk „Nowy” i określić jego nazwę i lokalizację (we wskazanej lokazliacji program utworzy katalog, z którego później należy wskazywać podpisane dokumenty do wysłania).
•  Wybrać opcję „Administracja”, a następnie opcję „Generacja kluczy”.
•  Wypełnić starannie wszystkie pola formularza, podając dane pracodawcy i dane osobowe użytkownika, w szczególności zwracając uwagę na definiowane hasło do klucza prywatnego, które będzie później używane do podpisywania dokumentów (hasło musi zawierać co najmniej 8 znaków i nie powinno być wśród nich polskich liter oraz znaków specjalnych typu: spacja, gwiazdka, ukośnik).
•  Wskazać katalog, naciskając przycisk „...” (Przeglądaj), w którym zostanie zapisany plik klucza prywatnego (nazwa.pvk) i plik żądania certyfikacji (nazwa.csr).
•  Podać własną, krótką nazwę dla tych plików i zatwierdzić klikając przycisk „Zapisz”.
•  Wygenerować plik klucza prywatnego (nazwa.pvk) i plik żądania certyfikacji (nazwa.csr), naciskając przycisk „OK”.
•  Wybrać opcję "Internet", a następnie "e-PFRON OnLine" - po wejściu na stronię https://www.e-pfron.pl wybrać opcję „Rejestracja użytkownika”.
•  Wypełnić starannie wszystkie pozycje, m.in. zdefiniować hasło do logowania (może być takie samo jak hasło do klucza prywatnego).
•  Wskazać, przy pomocy przycisku „Przeglądaj”, lokalizację (uprzednio utworzonego w aplikacji e-PFRON OffLine) pliku żądania certyfikacji (nazwa.csr).
•  Zatwierdzić dane, wybierając przycisk „OK”.
•  Kliknąć przycisk „Pobierz certyfikat” i zapisać go (nie zmieniając jego nazwy) we wskazanej przez siebie lokalizacji (nazwa pliku certyfikatu winna być zgodna z loginem użytkownika).
•  Wydrukować „Kartę Rejestracji Użytkownika”, na której są dane użytkownika (m.in. login użytkownika).
•  Zalogować się na stronie https://www.e-pfron.pl   podając login i hasło do logowania.
•  Wybrać opcję „Pismo Zgłoszenia Administratora” i zaakceptować warunki korzystania z systemu.
•  Wypełnić starannie wszystkie pola formularza.
•  Wydrukować formularz, odpowiednio podpisać, ostemplować i wysłać listem poleconym lub priorytetowym do PFRON, z dopiskiem na kopercie „e-PFRON”.

Po pozytywnej weryfikacji danych rejestrowych pracodawcy z danymi zawartymi w piśmie "Zgłoszenia Administratora Pracodawcy" oraz poprawności utworzonego loginu i pobranego certyfikatu, PFRON nadaje wskazanej osobie uprawnienie "Administrator". Istnieje możliwość sprawdzenia przez użytkownika aktywacji - w tym celu należy zalogować się na stronie internetowej https://www.e-pfron.pl , gdzie w linii "Poziom dostępu" system wyświetla nadane uprawnienie: "Administrator", a menu rozszerzone jest o dodatkowe opcje.

Dokonanie aktywacji uprawnień PFRON potwierdza także pisemnie. Dokumenty można przesyłać elektronicznie już w momencie aktywacji uprawnień „Administratora”, widocznych na stronie https://www.e-pfron.pl .

W przypadku niezgodności danych zawartych w piśmie „Zgłoszenia Administratora Pracodawcy” z danymi znajdującymi się w systemie (dane ewidencyjne) lub z danymi zawartymi w utworzonym certyfikacie, PFRON pisemnie o nich informuje i usuwa niepoprawnie utworzone konto (wówczas należy ponownie przeprowadzić całą procedurę rejestracji użytkownika i przesłać nowe pismo „Zgłoszenia Administratora Pracodawcy”).


2. Co zrobić w przypadku zapomnienia lub zablokowania hasła do logowania na stronie e-PFRON OnLine?
Odblokować konto lub zresetować hasło może wyłącznie pracownik PFRON (operator e-PFRON). Dlatego w przypadku zapomnienia hasła lub zablokowania konta, należy do PFRON przesłać listem (Al. Jana Pawła II nr 13, 00-828 Warszawa) lub faksem (22 50 55 103), ostemplowane i podpisane przez pracodawcę, pismo wnoszące o odblokowanie konta lub zresetowanie hasła. Potwierdzeniem odblokowania konta lub zresetowania hasła będzie możliwość zalogowania się użytkownika po podaniu samego loginu (bez podania hasła), a następnie podaniu nowego hasła.


3. Co robić w przypadku zapomnienia lub utraty hasła do klucza prywatnego?
Należy utworzyć nowy komplet składników podpisu elektronicznego, tzn.: klucz prywatny, hasło dostępu do klucza prywatnego i certyfikat. W tym celu należy: 
 • usunąć: plik z kluczem prywatnym (pvk),  plik "żądania certyfikatu" (csr) i plik certyfikatu (crt), 
 • uruchomić aplikację e-PFRON OffLine 
 • wybrać opcję "Administracja", a następnie opcję "Generacja kluczy", 
 • wypełnić starannie wszystkie pola formularza, w szczególności zwracając uwagę na definiowane hasło dostępu do klucza (patrz opis "Generacja kluczy"), 
 • wskazać katalog, naciskając przycisk "..." (Przeglądaj), w którym nowy plik klucza zostanie zapisany, 
 • podać nazwę dla pliku klucza prywatnego i zatwierdzić naciskając przycisk "Zapisz", 
 • wygenerować plik klucza prywatnego (pvk) i plik „żądania certyfikatu” (csr), naciskając przycisk "OK".

Aby zarejestrować klucz prywatny Administrator winien: 
 • po zalogowaniu się na stronie https://www.e-pfron.pl/ wybrać opcję "Użytkownicy", 
 • wybrać opcję "Utworzenie certyfikatu", 
 • wskazać linię zawierającą login danego użytkownika oraz przy pomocy przycisku "Przeglądaj" wskazać lokalizację pliku "żądania certyfikatu" (csr) tego użytkownika, 
 • kliknąć przycisk "Utwórz certyfikat", 
 • po wygenerowaniu nowego certyfikatu kliknąć "Pobierz certyfikat", 
 • zapisać plik certyfikatu we wskazanej przez siebie lokalizacji, 
 • przekazać lokalizację pliku certyfikatu użytkownikowi.  


4. Jak zmienić Administratora?
I wersja:
•  Dotychczasowy Administrator Pracodawcy nadaje uprawnienia Administratora istniejącemu użytkownikowi lub rejestruje nowego użytkownika:
- generuje dla niego klucz prywatny,
- przeprowadza jego rejestrację na stronie https://www.e-pfron.pl , wybierając opcję: "Użytkownicy" → "Rejestracja nowego użytkownika",
- pobiera dla niego certyfikat i zapisuje go we wskazanej przez siebie lokalizacji,
- nadaje mu uprawnienia Administratora i w opcji "Użytkownicy" zamienia wyraz "Brak" na "Administrator".
•  Nowy Administrator odbiera uprawnienia poprzedniemu Administratorowi i usuwa go z listy użytkowników.

II wersja:
•  Pracodawca występuję do Funduszu o odebranie uprawnień dotychczasowemu Administratorowi Pracodawcy, przesyłając listem (Al. Jana Pawła II nr 13, 00-828 Warszawa) lub faksem (22 50 55 103), ostemplowane i podpisane przez pracodawcę pismo wnoszące o usunięcie Administratora (pismo winno zawierać numer w rejestrze PFRON, login użytkownika oraz jego imię i nazwisko).
•  Operator e-PFRON usuwa dotychczasowego Administratora Pracodawcy.
•  Pracodawca rejestruje nowego użytkownika zgodnie z instrukcją i zgłasza do Funduszu nowego Administratora składając do PFRON pismo "Zgłoszenie Administratora Pracodawcy".


5. Jak odnowić certyfikat użytkownika?
Aby odnowić certyfikat należy zastosować następującą metodę postępowania:
 • należy bezwzględnie usunąć "stare" pliki: klucza prywatnego (nazwa.pvk), żądania certyfikatu (nazwa.csr) i certyfikatu (nazwa.crt), z miejsca na którym został zapisany, 
 • uruchomić aplikację e-PFRON OffLine, 
 • wybrać opcję "Administracja", a następnie opcję "Generacja kluczy", 
 • wypełnić starannie wszystkie pola formularza podając dane osobowe użytkownika, w szczególności zwracając uwagę na definiowane hasło klucza prywatnego, 
 • wskazać katalog, naciskając przycisk "..." (Przeglądaj), w którym zostanie zapisany nowy plik klucza prywatnego (nazwa.pvk) i plik "żądania certyfikatu" (nazwa.csr), 
 • podać własną nazwę dla tych plików i zatwierdzić naciskając przycisk "Zapisz", 
 • wygenerować plik klucza prywatnego (nazwa.pvk) i plik "żądania certyfikatu" (nazwa.csr), naciskając przycisk "OK", 
 • po zalogowaniu się Administratora na stronie https://www.e-pfron.pl wybrać opcję "Użytkownicy", a następnie opcję "Utworzenie certyfikatu", 
 • wskazać w oknie wyboru linię zawierającą login użytkownika, dla którego będzie tworzony nowy certyfikat, 
 • wskazać lokalizację pliku "żądania certyfikatu" (nazwa.csr) tego użytkownika, przy pomocy przycisku "Przeglądaj", 
 • zatwierdzić rozpoczęcie procesu odnawiania, wybierając przycisk "Utwórz certyfikat" (ukazanie się komunikatu "Certyfikat został utworzony" świadczy o prawidłowym przeprowadzeniu procesu), 
 • kliknąć, po wygenerowaniu nowego certyfikatu przycisk "Pobierz certyfikat", 
 • zapisać plik certyfikatu we wskazanej przez siebie lokalizacji, 
 • podpisywać dokumenty wykorzystując nowy plik klucza prywatnego i certyfikatu oraz nowe hasło klucza prywatnego.  


6. Kto powinien zostać użytkownikiem systemu e-PFRON?
Każdy pracodawca zobowiązany do wpłat na PFRON i składania deklaracji oraz pracodawca zwolniony z wpłat na PFRON, a zobowiązany do składania informacji.



7. Gdzie można uzyskać aplikację e-PFRON OffLine?
Aplikację e-PFRON OffLine można pobrać ze strony Serwisu Informacyjnego z opcji: "Pliki do pobrania" – Podstawowa wersja aplikacji OffLine lub Aktualizacja aplikacji OffLine


8. Jakie są koszty korzystania z systemu e-PFRON?
Korzystanie z systemu e-PFRON jest bezpłatne. Niemniej użytkownik ponosi koszty techniczne związane z realizacją połączenia z Internetem - np. w przypadku połączenia przez modem, są to koszty połączenia telefonicznego. 


9. Czy z systemu e-PFRON można korzystać przez całą dobę?
Przy pomocy systemu e-PFRON OnLine można wysyłać dokumenty przez całą dobę, 7 dni w tygodniu.  


10. Jakie są wymagania sprzętowe oraz zalecana przeglądarka internetowa?
System e-PFRON nie ma wygórowanych wymagań sprzętowych. Do korzystania z systemu niezbędne jest natomiast oprogramowanie: 
e-PFRON OffLine:  
      • System operacyjny Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/Vista/Windows 7.  
      • Przeglądarka internetowa Internet Explorer w wersji 5.5 lub wyższej. 
e-PFRON OnLine:  
      • Dowolna przeglądarka internetowa akceptująca cookies.  
      • Połączenie z Internetem umożliwiające przeglądanie stron WWW (ściślej: protokół https). 
      • Do korzystania z aplikacji e-PFRON OffLine, jak i e-PFRON OnLine zalecane jest używanie przeglądarki Internet Explorer w wersji 5.5 lub wyższej.


11. Jakie są zabezpieczenia w systemie e-PFRON?
Autorzy aplikacji dołożyli wszelkich starań, aby zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa przesyłanych danych. Połączenie realizowane jest przy pomocy protokołu https, szyfrowane przy użyciu algorytmów SSL. Jest to rozwiązanie stosowane powszechnie, między innymi w komercyjnych systemach bankowych do autoryzacji transakcji finansowych realizowanych poprzez Internet.


12. Czy zabezpieczenie typu Firewall może mieć wpływ na połączenie z systemem e-PFRON?
Tak, możliwe jest takie ustawienie zabezpieczeń Firewall w sieci lokalnej (po stronie użytkownika), przy których całkowicie zablokowany jest dostęp do stron WWW. W takim przypadku niemożliwe jest również korzystanie z aplikacji e-PFRON OnLine. Jeśli jednak ustawienia zabezpieczeń zezwalają na przeglądanie innych stron WWW (przy użyciu protokołu https), również nie powinny wystąpić problemy z używaniem aplikacji e-PFRON OnLine. W razie wątpliwości należy sprawdzić, czy prawidłowo skonfigurowano ustawienia przeglądarki i skontaktować się z administratorem sieci lokalnej.  


13. Czy dostęp do systemu możliwy jest poprzez LAN i Dialup?
Dostęp do systemu możliwy jest w dowolny sposób - zarówno poprzez sieć lokalną, (która z kolei posiada połączenie z Internetem), jak i przez modem (połączenie telefoniczne - Dialup).


14. Czy użytkownik może korzystać z systemu przy pomocy komputera Notebook z dostępem do Internetu poprzez telefon komórkowy?
Tak, daje to możliwość wysłania danych dosłownie z dowolnego miejsca na świecie. Dostęp do serwisu e-PFRON OnLine nie zależy od środków technicznych użytych do połączenia z Internetem. Połączenie sieciowe może być realizowane za pośrednictwem lokalnej sieci (LAN), poprzez łącza telefoniczne (modem) lub też przez lokalną sieć bezprzewodową (np. przy użyciu technologii Wi-Fi).  


15. Czy można przesłać dokumenty na skrzynkę e-mail PFRON?
Nie, przekaz deklaracji i informacji do Funduszu umożliwia jedynie program informatyczny o nazwie e-PFRON.


16. Czy istnieje obowiązek przesyłania deklaracji wyłącznie drogą elektroniczną?  
Obowiązek składania deklaracji poprzez teletransmisje w formie dokumentu elektronicznego określony został w artykule 49 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721, z późn. zm.). 


17. Czy istnieje obowiązek przesyłania informacji wyłącznie drogą elektroniczną?  
Obowiązek składania informacji poprzez teletransmisje w formie dokumentu elektronicznego określony został w artykule 21 ust. 2f i 2f 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721, z późn. zm.).



18. Jakie dokumenty obsługuje system e-PFRON? 
System e-PFRON obsługuje wzory deklaracji obowiązujące od STYCZNIA 2011 r. ustalone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2011 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz.U. Nr 44, poz. 231):
  • deklarację miesięcznych wpłat DEK-I-0, 
  • deklarację miesięcznych wpłat DEK-I-a, 
  • deklarację miesięcznych wpłat DEK-I-b, 
  • deklarację wpłaty DEK-II-a, 
  • deklarację wpłaty DEK-II-b, 
  • deklarację wpłaty DEK-W, 
  • deklarację rozliczenia rocznego wpłat DEK-R, 
  • deklarację DEK-Z.

System e-PFRON obsługuje wzory informacji obowiązujące od STYCZNIA 2011 r. ustalone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 marca 2011 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. Nr 63, poz. 329):
  • informację miesięczną INF-1, 
  • informację roczną INF-2, 
  • informację INF-Z.  


System e-PFRON obsługuje również wzory deklaracji obowiązujące od LIPCA 2003 r. do GRUDNIA 2010 r. ustalone rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 6 czerwca 2003 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz.U. z 2003 r. Nr 105, poz. 989) oraz wzory informacji obowiazujące od LIPCA 2003 r. do GRUDNIA 2010 r. określone rozporządzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 maja 2003 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2003 r. Nr 104, poz. 969).    
 

19. Kiedy należy przesłać do Funduszu deklarację DEK-Z lub informację INF-Z? 
Deklarację DEK-Z składają pracodawcy zatrudniający, co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (etaty) i nieosiągający odpowiedniego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych.
Informację INF-Z wypełniają pracodawcy spełniający wymogi dotyczące zatrudnienia, kształcenia osób niepełnosprawnych lub prowadzenia działalności na rzecz osób niepełnosprawnych określonych w ustawie.
Deklaracja DEK-Z oraz informacja INF-Z składana jest w formie papierowej jedynie w sytuacji, gdy pracodawca występuje o nadanie numeru w rejestrze PFRON (zgłasza się do rejestracji). W formie dokumentu aktualizacyjnego deklarację DEK-Z lub informację INF-Z składa się tylko w przypadku zmian danych ewidencyjnych, tj. zmiany nazwy, adresu, formy prawnej itd.


20. Ile trwa proces składania dokumentu przez Internet?
Rozwiązanie przyjęte w systemie e-PFRON minimalizuje czas niezbędny do złożenia dokumentu, dzięki możliwości uprzedniego przygotowania go w trybie offline, tj. bez konieczności łączenia się z Internetem. Podpisany, gotowy do transmisji dokument - to plik zajmujący ok. 5 kB.
Dzięki temu samo przesłanie pojedynczego dokumentu zajmuje - w zależności od jakości połączenia - od kilku do kilkudziesięciu sekund.


21. Jak zarejestrować nowego użytkownika?
Rejestrowanie nowego użytkownika przez Administratora: 
 • Jeżeli użytkownik ma mieć uprawnienia do elektronicznego podpisywania dokumentów, to w aplikacji e-PFRON OffLine tworzy klucz prywatny, definiuje hasło dostępu do klucza prywatnego, a aplikacja automatycznie tworzy plik "żądania certyfikatu", tzw. plik CSR. 
 • Administrator po zalogowaniu się na stronie https://www.e-pfron.pl/ w opcji "Użytkownicy" – "Rejestracja nowego użytkownika" wprowadza dane osobowe użytkownika i numer w rejestrze PFRON, a jeżeli użytkownik ma mieć uprawnienia do elektronicznego podpisywania dokumentów, wskazuje lokalizację pliku CSR rejestrowanego użytkownika. 
 • Rejestrowany użytkownik definiuje hasło dostępu do Internetu (aplikacji e-PFRON OnLine). 
 • Administrator, po zaakceptowaniu danych, drukuje "Kartę Rejestracji Użytkownika", pobiera dla nowego użytkownika plik certyfikatu. 
 • Administrator przekazuje "Kartę Rejestracji Użytkownika" i informację o lokalizacji pliku certyfikatu nowemu użytkownikowi.


22. Nie można zalogować się na stronie aplikacji e-PFRON OnLine?
Sytuacja taka ma miejsce po przekroczeniu przez użytkownika dopuszczalnej liczby nieudanych prób zalogowania się na stronie, to znaczy po kilkukrotnym podaniu błędnego hasła. System automatycznie blokuje konto użytkownika (patrz pytanie: 23. Co zrobić, gdy hasło dostępu do aplikacji e-PFRON OnLine (Internetu) zostało zablokowane? ).


23. Co zrobić, gdy hasło dostępu do aplikacji e-PFRON OnLine (Internetu) zostało zablokowane?
Konto użytkownika zostaje przez system zablokowane po przekroczeniu dopuszczanej przez system e-PFRON liczby nieudanych prób zalogowania się na stronie e-PFRON OnLine. Odblokować konto użytkownika może wyłącznie pracownik PFRON (operator e-PFRON). W przypadku zablokowania konta należy do PFRON przesłać listem (Al. Jana Pawła II nr 13, 00-828 Warszawa) lub faksem (22 50 55 103), ostemplowane i podpisane przez pracodawcę pismo wnoszące o odblokowanie konta i zresetowanie hasła. Potwierdzeniem odblokowania loginu i zresetowania hasła przez operatora e-PFRON będzie możliwość zalogowania się użytkownika po podaniu samego loginu – bez podania hasła. Po zalogowaniu należy od razu podać nowe hasło, w przeciwnym przypadku aplikacja będzie nieaktywna.


24. Jak PFRON informuje o odblokowaniu loginu i zresetowaniu hasła dostępu do aplikacji e-PFRON OnLine (Internetu)?
Po przekroczeniu dopuszczanej przez system e-PFRON liczby nieudanych prób zalogowania się na stronie e-PFRON OnLine konto użytkownika zostaje przez system zablokowane. Odblokować konto użytkownika może wyłącznie pracownik PFRON (operator e-PFRON). W przypadku zablokowania konta należy do PFRON przesłać listem (Al. Jana Pawła II nr 13, 00-828 Warszawa) lub faksem (22 50 55 103), ostemplowane i podpisane przez pracodawcę pismo wnoszące o odblokowanie konta i zresetowanie hasła. Potwierdzeniem odblokowania loginu i zresetowania hasła przez operatora e-PFRON będzie możliwość zalogowania się użytkownika po podaniu samego loginu – bez podania hasła. Po zalogowaniu należy od razu podać nowe hasło, w przeciwnym przypadku aplikacja będzie nieaktywna.


25. Jak PFRON informuje o nadaniu uprawnień Administratora?
Po zalogowaniu się użytkownika wskazanego w piśmie "Zgłoszenie Administratora Pracodawcy ", na stronie https://www.e-pfron.pl/ w linii "Poziom dostępu", gdzie system wyświetla wyraz "ADMINISTRATOR". Fundusz przesyła również pisemne potwierdzenie nadania uprawnień.


26. Czy należy pobierać certyfikat po każdym zalogowaniu się na stronie e-PFRON OnLine?
Certyfikat pobierany przy rejestracji użytkownika ważny jest przez dwa lata i nie ma konieczności pobierania go przed upływem tego okresu. W przypadku pierwszego certyfikatu dokładna data jego ważności widnieje na "Karcie Rejestracji Użytkownika". Datę ważności można również sprawdzić otwierając plik certyfikatu.


27. Czy możliwe jest, aby do składania dokumentów była upoważniona więcej niż jedna osoba?
Tak - u każdego pracodawcy można wyznaczyć jedną, dwie lub więcej osób upoważnionych do składania dokumentów. Podobnie jak w przypadku dokumentów "papierowych", należy tu rozróżnić uprawnienia do wykonywania odpowiednich czynności: 
 • wypełnienie dokumentu (może to zrobić każdy), 
 • podpisanie dokumentu (osoba podpisująca bierze odpowiedzialność za dany dokument), 
 • wysłanie podpisanego uprzednio dokumentu (to czynność analogiczna do nadania przesyłki poleconej na poczcie).


28. Gdzie można odnaleźć na dysku komputera plik zapisanego i podpisanego dokumentu?
Dokumenty - zarówno te podpisane, jak i przygotowywane - gromadzone są w podkatalogach profilu pracodawcy, oznaczonych kolejnymi latami kalendarzowymi. Katalog główny profilu domyślnie tworzy się na dysku C i nazywa się tak jak profil. Przykładowo, jeżeli profil ma nazwę "Moja firma", to dokumenty z roku 2004 przechowywane są w katalogu "C:/Program Files/Moja firma/2004". Pliki mają takie same nazwy, jak formularze dokumentów dotyczące danego okresu sprawozdawczego. Wszystkie pliki, zawierające deklaracje lub informacje, mają rozszerzenie nazwy pdk. Lokalizację katalogu głównego profilu można określić wybierając w aplikacji e-PFRON OffLine z menu "Administracja" opcję "Profil" i przycisk "Edycja". W przypadku systemów operacyjnych Windows Vista i Windows 7, zaleca się tworzenie profili w lokalizacji innej niż c:\Program Files (Pliki Programów).


29. Jak można uzyskać potwierdzenie złożenia dokumentu?
Po zalogowaniu się na stronie aplikacji e-PFRON OnLine https://www.e-pfron.pl/ w opcji "Dokumenty" widoczna jest tabela z wysłanymi dokumentami. Tabela między innymi zawiera status dokumentu, który określa etap jego przetwarzania. Statusy dokumentów:
• Złożony – wysłany do PFRON i wstępnie zweryfikowany przez system pod względem poprawności formalnej,
• Przekazany do weryfikacji – dokument został wysłany do centralnego systemu księgowego, do e-PFRON nie dotarło jeszcze zwrotne potwierdzenie,
• Wyjaśniany – przekazany do wyjaśnienia przez operatora – do czasu wyjaśnienia wstrzymane przyjęcie lub odrzucenie dokumentu,
• Odrzucony – negatywnie zweryfikowany przez system – konieczność poprawienia dokumentu,
• Przyjęty – poprawny, przyjęty dokument przez centralny system księgowy PFRON.
Po kliknięciu przycisku statusu dokumentu (np. "Odrzucony"), można odczytać i wydrukować informację dotyczącą danego dokumentu.
Dodatkowo w aplikacji e-PFRON OnLine można, dzięki opcji "Raporty", przeglądać i drukować informację o wcześniej złożonych dokumentach i wpłaconych na PFRON kwotach. Raporty generowane są przez Fundusz okresowo i (w zależności od rodzaju dokumentu) prezentują podstawowe dane o dokumencie lub wpłacie.


30. Jak wysłać dokument korygujący?
Poprawnie utworzony i podpisany dokument korygujący zastępuje w katalogu określającym rok dokument zwykły - inaczej mówiąc dokument, który podlega korekcie zostaje przesunięty do katalogu „ Nieaktualne” (lub „Skorygowane” we wcześniejszych wersjach programu), a w jego miejsce w folderze oznaczającym rok zapisywany jest dokument korygujący i z niego należy wskazywać dokument do wysłania.


31. Czy aktualizowana jest aplikacja e-PFRON OffLine dla wartości przeciętnego wynagrodzenia?
Aplikacja e-PFRON OffLine nie jest aktualizowana w przypadku ogłoszenia przez Prezesa GUS kwartalnego przeciętnego wynagrodzenia. Wartość należy wpisać w odpowiedniej pozycji w trakcie wypełniania deklaracji. Aktualną wartość przeciętnego wynagrodzenia można znaleźć na stronach www.pfron.org.pl lub www.e-pfron.pl .


32. Jak przenieść aplikację e-PFRON OffLine na inny komputer zachowując bazę danych?
Aby móc poprawnie korzystać z aplikacji na innym komputerze, należy zainstalować program e-PFRON OffLine. Z dotychczas używanego komputera należy skopiować pliki klucza (*.pvk), certyfikatu (*.crt) oraz katalog, w którym są przechowywane dotychczas podpisane i zapisane dokumenty. Jego lokalizację należy sprawdzić w programie e-PFRON OffLine na poprzednim komputerze: menu „Administracja” – „Profile” - podświetlenie obsługiwanego profilu – „Edytuj”. Wyświetlone okienko pokaże lokalizację katalogu z danymi - należy go skopiować wraz z folderami dotyczącymi lat np. „2010”, „2011” itd. Na nowej instalacji należy skorzystać z opcji w programie e-PFRON OffLine – "Podłącz" w menu "Administracja" – "Profile", wskazując katalog z nazwą profilu. W przypadku systemów operacyjnych Windows Vista i Windows 7, zaleca się tworzenie profili w lokalizacji innej niż c:\Program Files (Pliki Programów).


33. Czy reinstalacja aplikacji e-PFRON OffLine powoduję utratę danych?
Odinstalowanie i ponowne zainstalowanie programu nie powoduje wykasowania uprzednio przygotowanych, zapisanych lub podpisanych dokumentów. Podobnie klucz i certyfikat również nie zostają usunięte.


34. Czy po reinstalacji aplikacji e-PFRON OffLine trzeba generować nowy klucz prywatny i pobrać nowy certyfikat?
Odinstalowanie i ponowne zainstalowanie programu nie wpływa negatywnie na ważność plików służących do podpisywania dokumentów.


35. Jak należy obsługiwać e-PFRON OffLine w przypadku prowadzenia wielu firm?
Aplikacja e-PFRON OffLine pozwala na obsługę wielu firm, np. przez biura rachunkowe. Dane związane z jedną firmą określane są w e-PFRON nazwą Profil. Po zainstalowaniu aplikacji lista profili jest pusta. Aby umieścić na niej pierwszą pozycję, korzystamy z przycisku Nowy, po czym wprowadzamy dwie informacje: skróconą nazwę firmy – mającej zobowiązania wobec PFRON (pole Nazwa) oraz położenie, tzn. nazwa katalogu, w którym będą zapisywane dane tej firmy. Przy pomocy listy dostępnych dysków oraz drzewa katalogów na danym dysku wybieramy nazwę katalogu oraz wskazujemy lokalizację, w której katalog ma być założony.
Po zatwierdzeniu powyższych danych przyciskiem OK nowa firma dopisywana jest do listy.
 
Uwaga! Katalogi zawierające różne profile muszą być rozłączne, tzn. dwa różne profile nie mogą mieć żadnych wspólnych podkatalogów.
 
Jeżeli aplikacja będzie wykorzystana do obsługi tyko jednej firmy - wystarczy zdefiniować jeden profil. Jeżeli natomiast jest to kilka firm, liczba profili musi odpowiadać liczbie firm.
Dane ewidencyjne firmy zapamiętywane są automatycznie podczas wypełniania dokumentów. Przycisk "Przełącz" służy do wybrania firmy, dla której chcemy aktualnie przygotowywać dokumenty. Należy wskazać żądaną nazwę firmy na liście, po czym kliknąć przycisk "Przełącz". Od tej pory wszystkie wykonywane w aplikacji czynności - a w szczególności wypełniane dokumenty - związane będą z obsługą wybranej firmy.
 
Uwaga! Po założeniu profilu należy zarejestrować użytkownika dla danej firmy. Szczegółowy opis procedury generacji klucza oraz uzyskania pliku certyfikatu znajduje się w interaktywnej prezentacji zawartej na płycie CD oraz na stronach internetowych : http://www.e-pfron.pl lub www.pfron.org.pl .


36. Kiedy aktualizowane są raporty z dokumentów i wpłat?
Raporty z dokumentów złożonych przy pomocy aplikacji e-PFRON OnLine oraz z wpłat dokonanych na konta PFRON, generowane są okresowo, raz w miesiącu pomiędzy 15, a 20 dnia każdego miesiąca.


37. Komunikat: "Błędny format pliku".
Najbardziej prawdopodobną przyczyną odrzucenia dokumentu jest wskazanie niewłaściwego pliku. Jeśli jednak wskazany został odpowiedni plik (pdk), to prawdopodobnie jest on błędnie podpisany lub też treść dokumentu została zmodyfikowana po jego podpisaniu (np. edytorem tekstu). Należy wówczas usunąć podpis, sprawdzić dokument przechodząc kolejne jego strony i ponownie go podpisać.


38. Komunikat: "Brak podpisu w dokumencie".
Próba wysłania dokumentu, który nie został elektronicznie podpisany.


39. Komunikat: "Podpis dokumentu jest nieprawidłowy".
Komunikat ten, może pojawić się w dwóch sytuacjach: 
 • Przy przeglądaniu wcześniej podpisanego dokumentu. W momencie otwierania dokumentów podpisanych program automatycznie sprawdza poprawność złożonego podpisu. Nieprawidłowy podpis oznacza najczęściej, że dokonano modyfikacji pliku dokumentu już po złożeniu podpisu (np. edytorem tekstu). Należy wówczas usunąć podpis, sprawdzić dokument przechodząc kolejne jego strony i ponownie go podpisać. 
 • Bezpośrednio po podpisaniu dokumentu. Przyczyną jest wskazanie jako pliku z kluczem prywatnym pliku innego rodzaju niż pvk lub wskazanie jako pliku certyfikatu pliku innego rodzaju niż crt albo plik z kluczem prywatnym (pvk) i plik certyfikatu (crt) nie stanowią kompletu (patrz pytanie:   3. Co robić w przypadku zapomnienia lub utraty hasła do klucza prywatnego? ).


40. Komunikat: "Dokument podpisała osoba nieuprawniona".
System e-PFRON sygnalizuje w ten sposób jedną z poniższych sytuacji: 
 • Składany właśnie dokument podpisany został przez użytkownika o niewystarczających uprawnieniach. Podpisywać dokumenty może tylko "Administrator" lub "Upoważniony". 
 • Dokument został podpisany przy wykorzystaniu nieważnego (zablokowanego) certyfikatu. Zablokowania certyfikatu może dokonać administrator (przez usunięcie użytkownika) lub użytkownik pobierający bądź generujący nowy certyfikat. Zablokowania certyfikatu może również dokonać operator PFRON. Osoba wysyłająca deklarację nie musi posiadać uprawnień do jej podpisywania.


41. Komunikat: "Certyfikat jakim podpisano dokument jest zablokowany".
Podpisano elektronicznie dokument posługując się nieaktualnym plikiem certyfikatu (crt): użytkownik pobrał nowy certyfikat albo użyto certyfikatu użytkownika usuniętego lub zablokowanego.


42. Komunikat: "Błędny numer w rejestrze PFRON w dokumencie".
Użytkownik z firmy A przesłał dokument dotyczący firmy B. Przypadek taki zdarza się, gdy jedna osoba jest użytkownikiem systemu dla więcej niż jednego pracodawcy (np. zespoły obsługi oświaty lub biuro rachunkowe).


43. Komunikat: "Nieaktualna wersja aplikacji e-PFRON OffLine".
System e-PFRON sprawdza w momencie wysyłania dokumentu, czy dokument został przygotowany pod nadzorem aktualnej wersji oprogramowania. Dokument przygotowany i podpisany pod nadzorem nieaktualnej wersji aplikacji e-PFRON OffLine zostaje odrzucony. Po zaktualizowaniu aplikacji e-PFRON OffLine (patrz opis w opcji "Pierwsze kroki" – "Instalacja", należy ponownie przygotować odrzucony dokument.

 

44. Komunikat: "Błędna data dokumentu".
Odrzucenie dokumentu spowodowane zostało nieprawidłowym ustawieniem daty w komputerze użytkownika (np. rok 1909).

 

45. Komunikat: "Dokumenty za dany miesiąc można składać dopiero w miesiącach następnych".
Komunikat ten, może pojawić się w sytuacji, w której dokumenty za dany okres sprawozdawczy zostały podpisane wcześniej niż ostatniego dnia miesiąca, którego dotyczą, (np. za sierpień w sierpniu). Takie dokumenty nie mogą zostać przyjęte, ponieważ nie są one dokumentami wiarygodnymi (nie skończył się okres sprawozdawczy). W tym przypadku należy usunąć podpis z dokumentu, a następnie podpisać go ponownie. Deklaracja zostanie opatrzona datą bieżącą.

46. Komunikat: "Błędna wartość w polu Przeciętne Wynagrodzenie".
W aplikacji e-PFRON OffLine użytkownik winien sam wprowadzić właściwą dla rozliczanego miesiąca wartość przeciętnego wynagrodzenia. Wartość przeciętnego wynagrodzenia można sprawdzić na stronie Serwisu Informacyjnego w opcji: " Aktualności" - "Przeciętne wynagrodzenia" .


47. Komunikat: "Podany dokument istnieje już w systemie".
Próba powtórnego wysłania tego samego dokumentu lub próba wysłania kolejnego dokumentu "zwykłego" za dany miesiąc.


48. Komunikat: "Run Time Error 339" lub "Run Time Error 372".  
W najnowszych wersjach systemu Windows (XP/Vista/7 32-bit) mogą być niewykorzystywane pewne biblioteki. Dlatego, aby rozwiązać problem proponujemy wykonać następujące czynności (Nie dodtyczy Windows 7 wersji 64-bitowej):
- skopiować plik "comdlg32.ocx" z katalogu instalacyjnego programu e-PFRON OffLine do katalogu "system32" w Windows (c:\windows\system32);
- zarejestrować plik "comdlg32.ocx" - start/uruchom.../[treść polecenia]), gdzie treścią polecenia jest: regsvr32 "c:\[ścieżka dostępu do pliku comdlg32.ocx], np.: regsvr32 "c:\windows\system32\comdlg32.ocx" (ważne jest podanie cudzysłowów). W systemie Windows Vista i Windows 7 (32-bit) plik rejestracja.bat uruchomić klikając prawnym przyciskiem myszy na plik i wybierając opcję "Uruchom jako administrator". Rejestracja pliku może odbywać się wyłącznie z konta z uprawnieniami administratora.

Jeżeli błąd nadal występuje, należy pobrać plik "biblioteki.zip"  rozpakować go do katalogu "system32" w Windows (c:\windows\system32) i uruchomić załączony plik "rejestracja.bat".

System Windows 7 wersja 64-bit
W przypadku systemu operacyjnego Windows 7 w wersji 64-bitowej, należy upewnić się czy program został zainstalowany na dysku C w katalogu Program Files(x86) (Pliki Programów). Jeżeli nie - to zalecane jest odinstalowanie programu i ponowną instalacje w wyżej wymienionym katalogu.
W przypadku wystąpienia błędu w działąniu programu (komunikaty Runtime Error), należy pobrać plik  "bibliotekiWin7_64.zip" rozpakować go do podkatalogu "SysWOW64" (C:\Windows\SysWOW64) i uruchomić załączony plik "rejestracjaWin7_64.bat" klikając prawmy przyciskiem myszy na plik i wybierając opcję "Uruchom jako administrator".

49. Komunikat: "Run Time Error - 2147024579 (8007013d) automation error".    
Przyczyną wystąpienia błędu może być zainstalowanie innych produktów. Dlatego, aby rozwiązać problem wystarczy zarejestrować bibliotekę o nazwie: "scrrun.dll" (start/uruchom.../[treść polecenia], gdzie treścią polecenia jest: regsvr32 "c:\[ścieżka dostępu do pliku scrrun.dll], np.: regsvr32 "c:\windows\system32\scrrun" (ważne jest podanie cudzysłowów).

W systemie operacyjnym Windows Vista i Windows 7 (32-bit), należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na "Uruchom", a następnie wybrać "Uruchom jako administrator".

W system operacyjny Windows 7 (64-bit) rejestracji biblioteki należy dokonać w katalogu C:\Windows\SysWOW64
(start/uruchom.../[treść polecenia], gdzie treścią polecenia jest: C:\Windows\SysWOW64\regsvr32.exe "c:\[ścieżka dostępu do pliku scrrun.dll]
np. C\Windows\SysWOW64\regsvr32.exe c"\windoes\system32\scrrun" (ważne jest podanie cudzysłowów).